AICO HR

Salarizare si administrare personal

Time Management

Time Management este o aplicaţie pentru managementul timpului angajaţilor dintr-o organizaţie.
Managementul timpului se face atât din perspectiva implementării unui workflow pentru aprobarea pontajului şi a cererilor de concedii cât şi din perspectiva planificării şi evidenţei timpului lucrat pe tipuri de ore (ore de noapte, ore suplimentare, ore sărbători legale, ore de recuperare, etc).
Aplicaţia poate fi vazută ca o interfaţă de introducere a datelor de pontaj pentru a fi utilizate în calculul salarial. Dar este mult mai mult decât atât.

 

FUNCTIONALITĂŢIILE APLICAŢIEI 

Configurare

  • Configurarea elementelor care se introduc prin fişa de pontaj
  • Configurarea elementelor care se calculează pe baza pontajului zilnic şi definirea modului de calcul
  • Configurarea template-ului fişei de pontaj
  • Configurarea tipurilor de concedii sau alte absenţe care se gestionează ca flux de cereri
  • Configurarea centrelor de cost prin dimensiuni ale centrului de cost şi valori posibile pe fiecare dimensiune, în cazul în care managementul pontajului se face la nivel de centre de cost
  • Definirea programelor de lucru, cu posbilităţi multiple de configurare

Drepturi de acces

  • Se configurează modul de acces la aplicaţie pentru salariaţii unei societăţi, prin roluri predefinite ale sistemului; conectarea salariaţilor se face cu CNP şi parolă
  • Sistemul de drepturi este dat de:
    • Roluri – care predefinesc funcţionalităţile accesibile din aplicaţie
    • Drepturi de acces pe seturi de salariaţi, selectaţi pe bază de criterii multiple (structura organizatorică, ierarhie, grupări/categorii de personal)
  • Salariaţii societăţii sunt utilizatori operaţionali ai sistemului, prin care se implementeaza workflow-ul de operare a pontajului pe baza structurii existente de personal;
  • Peste structura operaţională de roluri se defineşte structura funcţională de roluri de sistem, roluri care sunt asociate personalului de Resurse Umane în funcţie de nivelele de responsabilitate de la primirea pontajului până la transferul de date pentru calculul drepturilor salariale în aplicaţia de salarizare

Operaţii uzuale

  • Planificarea timpului de lucru: se poate introduce pontajul planificat si se poate urmari gradul de ocupare zilnic sau lunar
  • Introducerea pontajului realizat în format tabelar sau prin fişa de activitate
  • Introducerea pontajului prin fişa de activitate se face sub formă detaliată de timesheet, cu selectarea perioadei lucrate (de la oră – la oră) şi descrierea activităţii
  • Evidenţa pontajului poate fi făcută şi pe centre de cost, caz în care prin fişa de activitate sau în format tabelar timpul lucrat se introduce pentru centrele de cost alocate salariatului
  • Iniţierea unei cereri de concediu; se poate face de către salariat sau de către un alt utilizator de nivel superior salariatului
  • Aprobarea/Refuzarea unei cereri de concediu; se poate face de către managerul salariatului sau de catre un alt utilizator de nivel superior salariatului
  • Acţiuni de control al nivelului de pontaj:
    • trimitere pontaj, prin care se transferă pontajul pentru aprobare către nivelul superior
    • preluare pontaj, prin care se preia pontajul de la un nivel inferior
    • întoarcere pontaj, prin care se transferă pontajul la nivelul inferior de unde a fost primit sau preluat, cu introducerea unui comentariu ca mesaj.

Rapoarte

  • Raportul principal al acestei aplicaţii este Fişa de pontaj; există multiple variante de configurare pentru fişa de pontaj
    • se poate genera in format Excel sau PDF
    • se configurează template-ul celulelor si totalurile
    • se configurează nivelele de grupare
    • se configurează modul de generare al fiecărui grup: în acelaşi fişier, în fişier nou sau în sheet Excel nou
    • se poate genera pontajul lunar sau pe o perioadă
  • Se pot defini multiple rapoarte, în funcţie de specificul implementarii. Ca exemple, ar putea fi:
    • Fişa de activitate a salariaţilor
    • Centralizator al orelor lucrate pe centre de cost
    • Situaţia concediului de odihnă al salariaţilor

Alte functionalitati

 

      Notificări

      Sistemul are notificări automate care se transmit si pe email la anumite acţiuni predefinite din sistem. De exemplu:

  • La iniţierea unei cereri de concediu de către salariat se notifică managerul
  • La aprobare/refuzare cerere de concediu este notificat salariatul
  • La preluare pontaj este notificat operatorul de la care s-a preluat pontajul
  • Se pot transmite şi notificări manuale între utilizatorii sistemului, în funcţie de rolurile pe care aceştia le au in sistem.

IMPLEMENTARE

Dacă aţi ales Time Management pentru a controla procesul de introducere şi transmitere a pontajului sau pentru a standardiza fluxul de aprobare a cererilor de concedii, etapa de implementare va include o analiză a specificului companiei. Pe baza analizei se va face configurarea aplicaţiei, conform aplicaţiei configurate pe specificul companiei se face şi trainingul utilizatorilor, iar în etapa post-implementare se acordă suport pentru o integrare eficientă a soluţiei.

 

BENEFICII

  • Sistemul este integrat cu Sal; modul de pontare şi calcul este gândit până la finalitatea plăţii drepturilor salariale
  • Implementarea tipurilor de validare a pontajului permite detectarea şi evitarea problemelor legale
  • Sistemul de trimitere a pontajului pe nivele de autoritate permite implementarea sistemului de aprobare a pontajului din companie
  • Fluxul de iniţiere, aprobare/ refuzare a cererilor de concediu permite standardizarea acestui proces
  • Notificările pe email asigură comunicarea către utilizatori a evenimentelor din sistem
  • Facilităţile de planificare a pontajului asigură acoperirea cu personal conform necesităţilor companiei

 

 

Sâmbătă, 23.06.2018, 2:09 PM
Bine aţi venit Vizitator

Autentificare

Căutare

Calendar

«  Iunie 2018  »
LnMrMrcJoiVnSaDm
    123
45678910
11121314151617
18192021222324
252627282930

Stiri si noutati

Linkuri utile

  • ANAF
  • Ministerul de finante
  • ANOFM
  • Casa nationala de pensii
  • Casa nationala de sanatate
  • Statistici


    Total online: 1
    Vizitatori: 1
    Utilizatori: 0